Menu
View categories
Slim Lean voorraadbeheer in de praktijk: van Kanban naar digitaal bestellen
Voorraadbeheer lijkt een klein onderdeel van de dagelijkse praktijkvoering, maar kost in veel praktijken veel tijd. Controleren, tellen, bijbestellen en het bewaken van houdbaarheidsdata zijn terugkerende werkzaamheden. Medische Vakhandel werkt daarom aan een digitale oplossing waarin bestellen en voorraadbeheer worden gecombineerd met het principe van Kanban.
Van periodiek controleren naar een digitaal signaal
Bij veel praktijken wordt de voorraad nog regelmatig handmatig gecontroleerd. Medewerkers lopen langs kasten, tellen materialen en maken vervolgens een bestellijst. Kanban werkt anders: er ontstaat pas een signaal wanneer aanvullen nodig is. Artikelen krijgen een minimumvoorraad en een gewenst aanvulniveau. Zodra de voorraad het minimum bereikt, ontstaat automatisch een besteladvies.
Van Kanban-kaart naar digitale Kanban
Medische Vakhandel wil dit principe digitaliseren. Per artikel kan de praktijk onder andere vastleggen:
Staan er bijvoorbeeld vier verpakkingen op voorraad, terwijl het minimum op vijf en het aanvulniveau op twintig staat, dan ontstaat automatisch een besteladvies voor zestien verpakkingen. De medewerker hoeft dit niet zelf uit te rekenen.
Van voorraad naar bestelling in één handeling
Voorraadbeheer en bestellen worden met elkaar verbonden. Wanneer producten onder het minimum komen, verschijnt een overzicht met de artikelen die moeten worden aangevuld. De voorgestelde aantallen kunnen vervolgens direct aan de bestaande winkelwagen worden toegevoegd. Daarna volgt de normale checkout van de webshop. Voorraad → Kanban-signaal → besteladvies → winkelwagen → bestelling.
Barcode scannen in de voorraadkast
Een belangrijk onderdeel van de ontwikkeling is het scannen van producten met de camera van de smartphone. Een medewerker kan een verpakking scannen, waarna het bijbehorende product wordt opgezocht. Vanuit dezelfde omgeving kan de voorraad worden aangepast en het product worden bijbesteld. Bijvoorbeeld: doos handschoenen pakken → barcode scannen → voorraad aanpassen → klaar. Wanneer het minimum wordt bereikt, komt het product automatisch in het besteladvies.
Niet méér administratie, maar minder
Het uitgangspunt is dat de digitale voorraadapp geen extra administratieve taak wordt. Het systeem moet juist zichtbaar maken waar actie nodig is. De praktijk hoeft daardoor niet voortdurend alle artikelen te controleren.
Houdbaarheid en NPA-accreditering
Voorraadbeheer gaat niet alleen over aantallen. Ook houdbaarheid is belangrijk. Binnen bijvoorbeeld de NHG-Praktijkaccreditering van NPA zijn medische middelen onderdeel van de kwaliteitsnormen voor de huisartsenpraktijk. De praktijk moet beschikken over de benodigde middelen en ervoor zorgen dat deze, waar van toepassing, geschikt voor gebruik en niet verlopen zijn.
Daarom kan de praktijk bij ontvangst een THT-datum aan de voorraad koppelen. Ook meerdere partijen van hetzelfde product kunnen met verschillende houdbaarheidsdata worden geregistreerd. Zo ontstaat inzicht in zowel de beschikbare voorraad als producten die binnenkort verlopen.
Een praktijk kan bijvoorbeeld twintig verpakkingen op voorraad hebben, waarvan vijf binnenkort verlopen. De app kan deze producten zichtbaar maken, zodat tijdig actie kan worden ondernomen. Voorraadbeheer, houdbaarheid en kwaliteitsbewaking worden zo met elkaar verbonden. De app blijft daarbij een hulpmiddel en vervangt niet de eigen verantwoordelijkheid, controles en werkafspraken van de praktijk.
Van digitale bestelapp naar praktijkinstrument
Het doel is meer dan alleen producten bestellen. De praktijk moet eenvoudig kunnen scannen, voorraad bekijken, aanvullen en bestellen. Via de app en de bestaande webshop krijgt de praktijk inzicht in voorraad, minimumvoorraad, aanvulniveau, houdbaarheid en bestelstatus.
Lean als uitgangspunt
De ontwikkeling sluit aan bij Lean werken in de praktijk. Door onnodige handelingen te verminderen en voorraad en bestellen met elkaar te verbinden, kan tijd worden bespaard. Tegelijkertijd kan een goed georganiseerd voorraadproces bijdragen aan kwaliteit en patiëntveiligheid.
De belangrijkste uitgangspunten zijn:
Van fysieke Kanban naar digitale Kanban
Met de ontwikkeling van de app wil Medische Vakhandel het traditionele Kanban-principe vertalen naar een digitale werkomgeving. De fysieke voorraad blijft in de praktijk staan, maar het signaleren, controleren en bestellen wordt digitaal ondersteund. Van voorraadkast naar digitaal overzicht. Van bestellijst naar automatisch besteladvies. En van Kanban-kaart naar één digitale bestelstroom.
De bestelapp wordt ontwikkeld voor iOS en Android en sluit aan op de bestaande omgeving van Medische Vakhandel. De praktijkvoorraad blijft daarbij technisch gescheiden van de voorraad van Medische Vakhandel. Het uiteindelijke doel is eenvoudig: minder tijd besteden aan voorraadbeheer en meer tijd overhouden voor de patiëntenzorg.
Alles is momenteel in ontwikkeling
De app en beschreven functionaliteiten zijn momenteel volop in ontwikkeling. Medische Vakhandel werkt samen met een ontwikkelpartner aan de bestelapp en het digitale voorraadbeheer. De verschillende onderdelen worden stap voor stap ontwikkeld en in de praktijk getest. De eerste ontwikkeling richt zich op het bestellen en scannen van producten. Daarnaast wordt gewerkt aan digitaal voorraadbeheer, de Kanban-functionaliteit, het registreren van houdbaarheidsdata en de koppeling met de bestaande webshop.
De app is op dit moment nog niet beschikbaar voor algemeen gebruik. Medische Vakhandel wil eerst zorgen dat de oplossing in de dagelijkse praktijk goed werkt voordat deze breder beschikbaar wordt gesteld. Het doel is een praktische digitale oplossing waarmee huisartsenpraktijken hun voorraad eenvoudiger kunnen beheren, minder tijd kwijt zijn aan controleren en sneller kunnen bijbestellen.
